Afdrukken

Huishoudelijk reglement vakantiewerking / sportkampen 2013

 
AFDELING I: ALGEMEEN

 

Art.1: Organiserend bestuur en coördinator

§  Gemeentebestuur Boutersem

Neervelpsestraat 11

3370 BOUTERSEM

Tel. 016/72.10.72

Fax. 016/72.10.76

 

§  Coördinatoren:  Nijst Emilie ( jeugdconsulent) van den Bergh Erwin (sportconsulent)

Neervelpsestraat 11

3370 Boutersem

016/72.10.74 of 016/72.10.58

Te bereiken tijdens de kantooruren of na afspraak.


 

Art. 2: Benaming en publiciteit

§  De gemeentelijke activiteiten zullen onder de volgende benaming plaatsvinden: Vakantiewerking Boutersem en sportkampen Boutersem.­

§  Het initiatief zal bekend gemaakt worden door het verspreiden van een brochure. Daarnaast zal men in de scholen een flyertje meegeven om de ouders te informeren.

§  Verdere publiciteit omtrent de initiatieven zal gebeuren via de brochure, het gemeentelijk informatieblad en de website.

§  De naambekendheid van de werking wordt benadrukt door het jaarlijks aanmaken van brochures, T-shirts, posters en ander promomateriaal.                            

 

Art. 3: Doelgroep en concept

§  De gemeente Boutersem organiseert van 1 juli 2013 tot 16 augustus 2013 vakantiewerking voor kinderen van 3 tot en met 15 jaar. Ook in 2013 wordt er voor de voor- en naopvang en voor de Kleuterwerking samengewerkt met Stekelbees. Na 16 augustus neemt Stekelbees de kinderopvang terug volledig voor zijn rekening, net zoals de vakantiewerking de volledige verantwoordelijkheid van de opvang zal dragen tijdens de sluitingsperiode van Stekelbees.

§  De gemeente Boutersem organiseert van 2 april 2013 tot 5 april 2013 sportkampen voor kinderen van 4 tot en met 14 jaar. Ook in 2013 wordt er voor de voor- en naopvang samengewerkt met Stekelbees.

§  De doelstelling is drieledig, nl.:

- aanbieden van een speelse en creatieve en uitdagende vrijetijdsbesteding in de grote vakantie voor

   een ruim publiek waarbij de draagkracht en vrije keuze van het kind centraal staan;

- aanbieden van een sportieve vrijetijdsbesteding tijdens de eerste week van de paasvakantie voor

   kinderen van 4 tot 14 jaar waarbij sportieve initiaties centraal staan;

- het uitwerken en begeleiden van activiteiten, afgestemd op de doelgroep;

- het aantrekken van geschikte begeleiders voor de dagelijkse werking.

§  De kinderen worden opgevangen door een gemotiveerd monitorenteam.

§  Voor de activiteiten kan op de jeugddienst, de sportdienst of via de website worden ingeschreven. Wanneer er nog plaats is, kan er tijdens de werking zelf nog ingeschreven worden.

§  Zieke kinderen worden niet opgevangen.

 

Art. 4: Bereikbaarheid in noodgevallen

§   In noodgevallen kan men terecht op het gemeentehuis: 0476/78.41.24

 

Art. 5: Verzekering

§  Voor alle kinderen is er een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen, afgesloten bij Ethias. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij zich gedragen naar de richtlijnen van de begeleiders.

§  Verplaatsingen van en naar de werking zijn verzekerd onder voorwaarde dat de deelnemer de kortste weg neemt, geen tussenhaltes aandoet en zich aan de geldende wegcode houdt. 

§  De polissen liggen ter inzage op het gemeentehuis.

§  Zijn niet verzekerd:

- Opzettelijk toegebrachte schade aan materialen of het opzettelijk toebrengen van  

   lichamelijke letsels bij derden: dit valt ten laste van de ouders.

- Wanneer het kind zonder toestemming de opvang verlaat.

- Schade aan kleding, brillen, uurwerken, persoonlijk speelgoed, juwelen, gsm’s, iPods, enz.

- Schade ten gevolge van diefstal of verlies.  

 

 

Art.6: Klachtenbehandeling

§  Ouders kunnen met vragen, opmerkingen of problemen terecht bij de begeleiding, de hoofdmonitor en de jeugd –of sportconsulent.

§  Elke klacht zal behandeld worden volgens het bestaande klachtenbehandelingssysteem van de gemeente Boutersem

 

Art. 7: Opnamebeleid

§  Voor elk deelnemend kind moet het inschrijvingsformulier volledig worden ingevuld. Dit moet per kind jaarlijks ingevuld worden.

§  Dit inschrijvingsformulier wordt, volledig ingevuld en ondertekend afgeleverd bij de inschrijving.

§  Bij online inschrijving en betaling, ontvangt men per e-mail een inschrijvingsbewijs met bevestiging van de gekozen data. De ouders verklaren zich bij inschrijving schriftelijk akkoord met het huishoudelijk reglement (verplicht aan te vinken alvorens verder te kunnen voor de inschrijving). Indien men niet over internet beschikt, kan men terecht aan het loket waar de inschrijving gedaan wordt door de administratie.

§  Indien er zich wijzigingen voordoen, dient men dit zo snel mogelijk te melden.

§  Telefonische inschrijvingen of via email worden niet aanvaard, enkel online inschrijvingen via de website of aan het loket zijn geldig.

§  Wijzigingen en annuleringen zijn mogelijk tot uiterlijk 5 werkdagen voor de aanvang van de activiteit met terugbetaling van de inschrijvingskosten. Bij terugbetaling wordt een administratiekost aangerekend van 0,95 euro per dag. Dit dient steeds schriftelijk te gebeuren.

§  Nadien zullen er geen terugbetalingen meer gebeuren, tenzij er schriftelijk verwittigd wordt met een medisch attest waaruit blijkt dat het kind niet in staat is om deel te nemen aan de activiteiten. Bij voorlegging van een medisch attest zal het volledige inschrijvingsbedrag terugbetaald worden met uitzondering van de administratiekosten. Het indienen van dit attest is slechts mogelijk tot 1 week na het beëindigen van de vakantiewerking.

§  Er wordt een maximum aantal kinderen ingeschreven afhankelijk van het contingent monitoren omdat de kwaliteit van de werking prioritair is aan kwantiteit.

 

Art. 8: Openingstijden

§   De geplande activiteiten vinden plaats van 09.00u tot 16.00u met in de  namiddag voor de vakantiewerking de mogelijkheid om tussen verschillende activiteiten te kiezen

§   Voor de vakantiewerking is er tijdens de ochtend opvang voorzien vanaf 6u45. Voor de sportkampen is er opvang vanaf 8u.

§   ’s Avonds is er opvang tot 18u30 voor de vakantiewerking. Voor de sportkampen is er opvang mogelijk tot 17u.

§   Wie bij de sportkampen opvang nodig heeft voor 8u ’s morgens en na 17u ’s avonds kan terecht bij Stekelbees. Dit dient te gebeuren op eigen initiatief.

§   De monitoren van de activiteiten en de begeleidsters van Stekelbees zorgen zelf voor de overgang tussen opvang en activiteit.

§   Wanneer er uitstappen gedaan worden, kan het uur van thuiskomst lichtjes afwijken van de vooropgestelde uurregeling. We proberen dit tijdig mee te delen aan de ouders.

 

Art. 9: Adres

§   De uitvalsbasis van de dagelijkse werking van de vakantiewerking bevindt zich in de gemeentelijke basisschool, Kerkomsesteenweg 45, 3370 Boutersem.

§   De werking maakt tevens gebruik van de openbare speelbossen, speelterreinen, graspleinen, sportvelden en omliggende infrastructuur te Boutersem.

§   Voor de sportkampen krijgen de ouders na inschrijving een overzicht van lokaties waar de kinderen telkens verwacht worden.

 

 Art. 10: Bevoegdheid

§  Voor die aangelegenheden waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het college van burgemeester en schepenen.

§  Het personeel dient zich aan het beroepsgeheim te houden. Vertrouwelijke informatie mag niet worden doorgegeven.

§  Het gemeentebestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de activiteiten.

 

AFDELING II: INTERN WERKINGSKADER

 

Art. 11: Pedagogisch beleid

§  De organisatie ziet erop toe dat er optimale kansen worden geboden aan elk kind en dat de draagkracht van het kind niet overschreden wordt.

De opvang van kinderen in grote groepen wordt vermeden door het opdelen in subgroepen. Hierbij wordt rekening gehouden met de sociale ontplooiing en de spontane voorkeur van de kinderen.

§  Er is voldoende verantwoord en veilig spelmateriaal ter beschikking dat passend wordt aangeboden. Dit speelgoed is aangepast aan de leeftijd, de aard en het ontwikkelingsniveau van de kinderen.

§  De kinderen worden gestimuleerd in hun zelfvertrouwen door hen aan te spreken op hun vaardigheden, door rekening te houden met hun voorkeuren en door hun eigen initiatief te bevorderen.

§  De kinderen krijgen de ruimte om zichzelf te zijn in hun sociale relaties. Verdraagzaamheid en geweldloos optreden staan daarbij centraal.

§  De omgang met de kinderen is sensitief, informeel en persoonlijk. Waar nodig worden duidelijk en consequent grenzen getrokken. Elk kind moet zich psychisch en fysiek veilig kunnen voelen.

 

Art. 12: Samenwerking met ouders en kinderen

§  Ouders worden betrokken bij het opvanggebeuren. Enerzijds is er de informatiedoorstroming via de verschillende brochures, het huishoudelijke reglement en het gemeentelijk informatieblad. Anderzijds kunnen ouders via formele en informele contacten inspraak hebben in de werking.

 

AFDELING III: WEDERZIJDSE AFSPRAKEN

 

Art. 13: Breng- en haalmomenten

§  De ouders zorgen er zelf voor dat de kinderen op de werking geraken. In de informatiebrochure wordt een verzamelpunt per werking voor het brengen en afhalen van het kind meegedeeld.

§  Ouders dienen de openingsuren van de organisatie te respecteren. Wanneer men vermoedt dat men te laat zal zijn omwille van file, panne, ongeval, … wordt men verzocht Stekelbees te verwittigen, zodat ook de kinderen kunnen gerustgesteld worden.

§  Afwijkingen van oorspronkelijke afspraken bij inschrijving dienen tijdig aan de organisatie gemeld te worden.

§  Kinderen die zelfstandig de vakantiewerking mogen verlaten dienen hiervoor schriftelijk toestemming te hebben van de ouders.

 

Art. 14: Voeding

§  De deelnemers dienen hun lunchpakket mee te brengen.

§  Tijdens de middagpauze wordt er gratis water voorzien.

§  De kinderen krijgen een koekje en een drankje aangeboden in de namiddagsessie.

§  De begeleiders kunnen per dag een aantal gratis consumpties krijgen.

§  Water staat steeds ter beschikking.               

§  Om half elf wordt er voor alle deelnemersgroepen een pauze ingelast. Tijdens deze pauze mogen de deelnemers hun zelf meegebracht koekje en/of drankje nuttigen.          

§  Allergieën aan voedingsmiddelen dienen op de medische fiche vermeld te worden.

 

Art. 15: Kledij

§  De kinderen dragen kledij die aan het weer en aan de activiteiten aangepast zijn.

§  Bij een ongelukje krijgen de kinderen reservekledij van de organisatie. Deze kledij wordt netjes gewassen teruggebracht. Eigen kleding die vuil geworden is, wordt niet door de werking gewassen.

 


Art. 16: Verzorging/ziekte/ongeval

§  Indien kinderen luizen hebben dient de organisatie zo snel mogelijk gewaarschuwd te worden en dienen de ouders zelf de nodige zorgen toe te dienen.

§  Zieke kinderen worden niet toegelaten op de werking. Indien een kind op de werking ernstig ziek wordt, worden in eerste instantie de ouders gewaarschuwd en in tweede instantie de door de ouders opgegeven contactpersoon.

§  In noodgevallen of indien de fysieke toestand van het kind dit vereist wordt door de organisatie een arts geraadpleegd.

§  Indien het ongeval in kwestie dit vereist zal er steeds naar de dienst spoedgevallen gegaan worden. 

§  Indien ouders op de hoogte zijn van medische problemen van hun kind, welke een gevaar zouden kunnen betekenen voor andere kinderen of de begeleiding, of die anderzijds een bijzondere waakzaamheid van de begeleiding vragen, dienen zij dit te signaleren.

§  Indien een kind medicatie dient te nemen moet dit op de medische fiche genoteerd worden.

§  De ouders geven toelating om pijnstillende en/of koortswerende middelen toe te dienen.

§  Wanneer een dokter dient te worden geraadpleegd, zijn de kosten van de raadpleging ten laste van de ouders.

Bij een ongeval dient het formulier van Ethias “Aangifteformulier, verzekering tegen lichamelijke ongevallen” ingevuld te worden en zo spoedig mogelijk op de werking binnengebracht te worden. Dit formulier is te verkrijgen bij de coördinator.

Het dossier voor de verzekering moet zowel door de dokter, de ouders, als het organiserende bestuur worden ingevuld. De dokter vult de laatste bladzijde in, de ouders vullen op de eerste pagina de rechterkolom in, voegen een klevertje van het ziekenfonds bij en handtekenen op de derde pagina.

Wanneer de verzekeringsinstelling de aangifte heeft ontvangen, wordt een dossiernummer toegekend. Dit dossiernummer wordt nadien door de gemeente doorgegeven aan de ouders zodat zij dit rechtstreeks verder kunnen afhandelen. Dit nummer dient bij elke briefwisseling met de verzekeringsmaatschappij te worden vermeld. De verzekering aanvaardt alleen originele documenten.

 

AFDELING IV: GELDELIJKE BEPALINGEN/BETALINGSMODALITEITEN/OUDERBIJDRAGEN

 

Art. 17: Ouderbijdragen

 

Ouders betalen voor de vakantiewerking tussen 9u en 16u 8 Euro per dag. Bij uitstappen of speciale activiteiten bedraag het inschrijvingsgeld 10 euro. Voor de sportkampen bedraagt het inschrijvingsgeld 10 euro per dag.

Voorrangsregels bij de inschrijvingen zijn de volgende:
1. Inwoners van Boutersem
2. Mensen die een link kunnen aantonen met de gemeente:
                -Schoolgaande kinderen in Boutersem
                -Familie die kinderen opvangt wonende te Boutersem

3. Mensen die geen link kunnen aantonen met de gemeente Boutersem

Wanneer ouders gebruik maken van de aanvullende voor- en naopvang – verzorgd door Stekelbees- wordt dit na afloop van de werking gefactureerd zoals de afrekening van de reguliere werking van Stekelbees tijdens het schooljaar gebeurt.

Tijdens de sluitingsperiode van Stekelbees zal de vakantiewerking de voor- en naopvang organiseren zoals Stekelbees. De betaling hiervan zal ook achteraf gefactureerd worden aan dezelfde tarieven als deze van Stekelbees.

 

Art. 18: Wijze van betaling

 

§  Inschrijven kan zowel door langs te komen op de jeugddienst, sportdienst als via de gemeentelijke website. Bij inschrijving op de jeugddienst, sportdienst moet er rechtstreeks betaald worden. Bij online inschrijving dient ook onmiddellijk  betaald te worden via het online betalingssysteem.

§  Indien dit niet gebeurt vervalt de inschrijving en komt de ingenomen plaats terug vrij voor andere kinderen.

§  Men ontvangt een betalingsbewijs van de betaling.

§  Bij problemen of vragen rond de afrekening (verkeerd bedrag, aantal dagen, e.d.m.) kan men steeds terecht bij de coördinator.

 

Art. 19: Fiscaal attest

§  Jaarlijks wordt er na de werking een fiscaal attest afgeleverd aan de personen die hierop recht hebben. Een fiscaal attest kan slechts ontvangen worden mits het correct invullen van het inschrijvingsformulier. Indien de gegevens fout of onvolledig worden doorgeven zal er geen fiscaal attest uitgereikt worden.

 

Art. 20: Uitstapjes

§  Geplande uitstapjes worden tijdig aan de ouders bekend gemaakt.<

Laatste wijziging Algemene Voorwaarden: 2016-05-16